外国人雇用Q&A　③（提出書類について）

提出書類に関する事項

このページでは、事業主が外国人の方を雇用する際に、多く寄せられる質問や、留意すべき点について述べます。

Ｑ１０： 地方出入国在留管理局に申請する際の提出資料として、雇用する機関の側で何を用意したらよいのでしょうか。

Ａ１０： 入管庁のウェブサイトから、申請する在留資格に応じて必要
書類を確認してください。

※電話での問い合わせは、外国人在留総合インフォメーションセンターにお願
いします。
外国人在留総合インフォメーションセンター
ＴＥＬ ０５７０－０１３９０４
（ＩＰ電話・ＰＨＳ・海外からの場合：０３－５７９６－７１１２）

Ｑ１１： 「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」が必要とのことですが、なぜ提出が必要なのですか。

Ａ１１： 所属機関をその規模に応じて４種類のカテゴリー（※）に分類して
おり、その分類の際に必要となるためです。どのカテゴリーに該当す
るかにより、その他に提出が必要となる資料が異なり、所属機関の規
模が大きい場合、提出資料は簡略化されます。

（※）所属機関のカテゴリー分けは以下のとおりです。
カテゴリー１：

(1) 日本の証券取引所に上場している企業

(2) 保険業を営む相
互会社

(3) 日本又は外国の国・地方公共団体

(4) 独立行政法人

(5) 特殊法人
・認可法人

(6) 日本の国・地方公共団体の公益法人

(7) 法人税法別表第１に
掲げる公共法人

(8) 高度専門職省令第１条第１項各号の表の特別加算の項の
中欄イ又はロの対象企業（イノベーション創出企業等）（対象はリンク先の
「イノベーション促進支援措置一覧」をご覧ください。）

(9) 一定の条件
を満たす企業等

カテゴリー２：

(1) 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給
与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が１，０００万円以上ある団体・
個人、

又は(2) 在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている
機関

カテゴリー３：前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提
出された団体・個人（カテゴリー２を除く）

カテゴリー４：カテゴリー１～３のいずれにも該当しない団体・個人

Ｑ１２： 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の提出が必要とのことですが、申請の時点で最新の書類が完成しておらず、提出できません。どうしたらよいですか。

Ａ１２： 申請の時期において、前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書
合計表が完成しておらず、提出が不可能である場合は、申請の時点で
提出できる最新の書類（前々年の給与所得の源泉徴収票等の法定調書
合計表）を提出してください。

Ｑ１３： 国内の大学に在籍している留学生を採用したいのですが、卒業見込みの時点で在留資格変更許可申請はできますか。

Ａ１３： 卒業見込証明書の提出があれば、申請を受け付けることとしていま
すが、卒業後に卒業証明書を提出してください。なお、例年３月に大
学等を卒業する留学生の在留資格変更許可申請は１２月から申請を受
け付けています。在留資格変更許可申請の結果は、申請を行った地方
出入国在留管理局に卒業証明書を提出した後にお渡しします。在留資
格「留学」から就労資格へ変更手続きの流れはこちらをご参照くださ
い。

Ｑ１４： 卒業証明書や卒業見込み証明書は原本が必要ですか。

Ａ１４： 証明書のように何度でも交付を受けることが可能なものは、原本の
提出が必要です。なお、卒業証書の場合は写しで結構ですが、申請時
に原本を確認するので原本を忘れずにお持ちください。

Ｑ１５： 留学生が大学等を卒業した後、就職までの期間外資格外活動としてアルバイトをさせることはできますか。

Ａ１５： 留学生が大学等を卒業し、在留資格「留学」としての活動を終えて
いる（学籍がない）場合は、アルバイトはできません。

Ｑ１６： ９月に大学等卒業する留学生に内定を出しましたが、入社時期は翌年の４月です。留学生は一度帰国しなければなりませんか。

Ａ１６： 内定待機者用の「特定活動」へ在留資格を変更することが可能です。
詳細はこちらをご参照ください。

Ｑ１７： 就労資格への変更許可が下りていませんが、その前に入社式があります。出席しても良いですか。

Ａ１７： 入社式や報酬の発生しない研修に参加することは差し支えありませ
ん。
ただし、実際に出勤し、報酬を受ける活動に従事することができる
のは、在留資格変更許可を受けた後になります。

Ｑ１８： 自社に所属する申請人から在職証明書の発行を依頼されたのですが、どのような内容が盛り込まれている必要がありますか。

Ａ１８： 在職証明書について決まった様式はありませんが、以下のような事
項が記載されたものをご用意ください。なお、証明者の所属企業名、
所在地、職名・氏名を末尾に記載してください。
①申請人の氏名、国籍、生年月日、性別
②所属部署
③入社年月日
④職務上の地位、給与額
⑤職務の内容

Ｑ１９： 雇用契約書を提出する場合、どのような内容が盛り込まれている必要がありますか。

Ａ１９： 外国人を雇用する場合も、日本人と同様に労働関係法令が適用され
ますので、労働基準法等に則り、労働条件を明示すること等が必要で
す。

Ｑ２０： 現在就労資格を有していない外国人を採用する場合、どのような雇用契約書を作成して提出すればよいですか。

Ａ２０： 一般的には、就労資格の取得を条件として雇用契約が効力を有する
こととする停止条件付き雇用契約を締結し、当該雇用契約書を作成す
ることが考えられます。例えば、雇用開始日（雇用契約の始期）を「地
方出入国在留管理局から就労に係る許可を受けた日から有効とする」
というような条件を付したものでも差し支えありません。

Ｑ２１： 在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請において、雇用予定者との雇用契約書が作成されていない段階で申請はできませんか（地方出入国在留管理局から許可が出た後、正式に雇用契約書を作成する予定です）。

Ａ２１： 雇用契約書は必ずしも作成されている必要はありませんが、申請に
当たっては、雇用予定者の業務内容、給与、雇用予定期間等の労働条
件が明示された書類（労働条件明示書等）の提出が必要となります。

Ｑ２２： 在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請において、雇用主側が採用の理由を記載した「雇用理由書」等の書類を提出する必要はありますか。

Ａ２２： 「雇用理由書」は法令で提出を求めている書類ではありませんが、
審査のために従事しようとする業務の内容についてより具体的に確認
が必要と判断した場合には、雇用理由や職務内容の詳細な説明文等の
追加提出を求める場合があります。

Ｑ２３： 外国人の在留期間更新許可申請の必要書類として、「住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）」が必要とあります。しかし、昨年新規採用した社員は昨年１月１日現在日本に住居地を有しておらず証明書の発給を受けられないとのことなのですが、本人が申請するに当たりどのような書類があればよいですか。

Ａ２３： 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書が提出できない
場合には、提出できないことに係る理由書（任意の様式）と源泉徴収
票、給与明細等の直近年の所得に関して参考となる資料を提出してく
ださい。

Ｑ２４： 自社で採用した後、派遣社員として他社で勤務してもらう場合、派遣先の会社資料も必要になりますか。

Ａ２４： 派遣先で従事しようとする活動の内容によって在留資格の該当性を
判断しますので、派遣先企業の概要や派遣契約の内容が分かる資料を
提出してください

（出典：入管庁ホームページ　２０２５年２月）

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